Arbejdspladsvurdering
Alle danske virksomheder, som har ansatte, skal lave en arbejdspladsvurdering (APV). Det er et skriftligt værktøj, som virksomheden skal bruge til at holde styr på arbejdsmiljøet og sikre, at forholdene er gode at arbejde i. Skulle man få besøg af Arbejdstilsynet, vil de altid kræve at få indblik i APV’en, hvorfor det er vigtigt, at man laver den skriftligt.
Der findes arbejdspladsvurderinger for forskellige brancher. I denne artikel tager vi udgangspunkt i de retningslinjer, der har med kontorarbejde at gøre.
Hvis du arbejder i butik, i transport og engros eller i servicebranchen, kan du finde yderligere info hos Dansk Erhverv.
Hvad er en APV?
Arbejdsmiljøet får stigende opmærksomhed fra politikere, ledelser og ansatte. Mange danskere tilbringer over halvdelen af deres vågne timer på arbejde, hvorfor det har stor fysisk påvirkning på vores krop, ligesom det påvirker vores mentale velvære. Af samme årsag kan et dårligt – eller et godt – arbejdsmiljø have enorm indflydelse på mennesker samt brede sig udover arbejdstimerne ind i privaten.
En arbejdspladsvurdering giver virksomheder redskabet til at kunne arbejde effektivt med arbejdsmiljøjet, så man sikrer en kontinuerlig gennemgang og løbende opmærksom. Kort og godt, så handler en APV om at vurdere arbejdsmiljøet og klarlægge de indsatsområder, der måtte være relevante at kigge ind i. Hertil giver det mulighed for, at man kan lave et arbejdspladsvurdering skema, så man kan lægge en fremsigtet plan for at forbedre de nødvendige områder.
I sidste ende viser forskellige undersøgelser, at et løbende fokus på arbejdsmiljøet giver de bedste forudsætninger for at forbedre trivsel. Årsagen er, at man får en skemalagt tilgang, som gør det nemmere at fastlægge udfordringer, som på sigt kan medføre sygefravær. Et højt sygefravær kommer både med høje menneskelige og finansielle omkostninger.
Kilde: Arbejdstilsynet
De 5 faser i en APV
Man kan gribe en arbejdspladsvurdering an på mange måder og bruge forskellige værktøjer. Dog skal man som virksomhed gennemføre fem separate faser for, at man kommer tilstrækkeligt omkring virksomheden og får det fulde indblik i arbejdsmiljøet.
De fem faser går vi i dybden med om lidt, men først lister vi dem lige her, så de er slået helt fast:
– Identifikation og kortlægning
– Beskrivelse og vurdering
– Inddragelse af sygefravær
– Prioritering og handlingsplan
– Opfølgning på handlingsplan
Identifikation og kortlægning
Det første skridt på rejsen er at identificere arbejdsforholdene på tværs af organisationen. Dette gøres blandt andet gennem forskellige møder mellem ledelse, medarbejdere, tillidsrepræsentanter og interne arbejdsmiljøorganisationer. Desuden kan man også bruge et arbejdspladsvurderings skema, som giver mulighed for at notere de elementer, som medarbejderne ikke har lyst til at dele mundtlig eller i plenum.
Det er essentielt, at man i denne proces sikrer at få klarlagt alle problemer relateret til arbejdsmiljøet i de forskellige afdelinger. Fra lager til kontor og rengøring. Ved at sikre det har man en arbejdspladsvurderings tjekliste, som danner fundamentet for det videre arbejde.
Beskrivelse og vurdering
Når arbejdsmiljøproblemerne er kortlagt, er næste skridt, at de bliver beskrevet og vurderet i detaljer. Her skal man tage stilling til, hvor alvorlige og frekvente de forskellige udfordringer er samt hvor stor indflydelse, de har på dagligdagen. Hertil skal der udarbejdes en handlingsplan for, hvordan man vil løse problemener, så forholdene forbedres og ikke blot går i glemslen.
I forhold til løsningerne, så husk at tage stilling til, om det er forhold, der er rent faktisk kan forbedres. Nogle vil opleve, at specifikke problemer ikke kan gøres anderledes. Her kan man dog i stedet sikrer, at man får uddannelse i, at man gør arbejdet på den mest sikre og optimale måde.
Inddragelse af sygefravær
Det er vigtigt at få indblik i, om arbejdsmiljøet påvirker sygefraværet. Altså, om arbejdsmiljøet har en direkte påvirkning på, hvor højt sygefraværet er på tværs af organisationen. Tidligere arbejdspladsvurderinger giver nogle ledetråde for, hvad der kan have indflydelse på sygefraværet i virksomheder:
– Manglende indflydelse
– Arbejdspres fra ledelse
– Dårlige arbejdsstillinger
– Arbejdsulykker
Typisk vil de udfordringer, der har en direkte indflydelse på sygefraværet, blive prioriteret højt i den endelige handlingsplan.
Prioritering og handlingsplan
Nogle udfordringer er nemme at løse og kan gøres, uden at man behøver at notere dem. Det er blot at få det eksekveret med det samme. Andre problematikker kræver dog en lidt længere behandlingstid, hvorfor man skal udarbejde en handlingsplan, hvor de prioriteres korrekt. Her kan man sortere efter det, der har den største påvirkning eller de facetter, der er nemmest at ændre. Det skal dog fremstå i planen, hvem der har ansvaret samt hvordan, det skal ske.
Opfølgning på handlingsplan
Slutteligt skal der laves en opfølgningsplan, så har man retningslinjer for, hvornår man tager bestik på arbejdet og vurderer ændringerne. Heri skal det indgå, hvordan og hvornår virksomheden vurderer, om de forskellige tiltag har virket.
Og hvor ofte skal en arbejdspladsvurdering revideres? Det skal den mindst hvert tredje år eller hvis der sker væsentlige ændringer i arbejdsmiljøet. Dog kan man sagtens lave opfølgninger oftere, så man har bedre indsigt i indsatsen.
Kilde: Arbejdstilsynet & BFA Kontor
Krav til APV
For at leve op til de forskellige arbejdspladsvurderings-regler, er der en række parametre, som virksomheder skal imødekomme i arbejdet:
– Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde den.
– Den skal være skriftlig.
– Den skal indeholde de 5 faser, men er ellers åben for metoder og redskaber.
– Medarbejdere, tillidsrepræsentanter eller arbejdsmiljøorganisationen skal inkluderes i hele processen.
– Det skal klart fremgå, hvem der har ansvaret for handlingsplanen i praksis.
– Medarbejdere, tillidsrepræsentanter eller arbejdsmiljøorganisationen skal underskrive APV’en.
– Den skal være tilgængelige for ledere, ansatte og Arbejdstilsynet.
– Den skal revideres minimum hvert tredje år, eller når der sker ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøet.
Kilde: Virksomhedsguiden &BFA Kontor
Hvorfor er APV vigtig?
Som tidligere skrevet, så bruger vi en stor del af vores tid på arbejde, hvorfor det har stor indflydelse på krop og sjæl. Arbejdspladsvurderingen gør i alt sin enkelthed ud på, at man udpeger de områder, hvor man kan forbedre arbejdsmiljøet og sikre bedre mentalt og fysisk helbred for sine ansatte.
Det er derfor et helt elementært tiltag for virksomheder i det 21. århundrede, hvor ”work-life balance” er i højsædet. Særligt efter en periode, hvor mange har arbejdet hjemmefra og haft deres egne måder at udføre arbejde på, kan der komme implikationer på, hvordan ansatte ser deres arbejdsgang på kontoret.
En arbejdspladsvurdering gælder desuden også hjemmearbejde, men dækker i begrænset omfang arbejdsmiljøets indretning, når det kommer til computerarbejde. Altså, at man har de optimale forhold i forhold til mus, tastatur, skærm, bord og stol.
Desuden bruger Arbejdstilsynet en APV til føre kontrol med arbejdsmiljøet på tværs af danske virksomheder.
Kilde: Arbejdstilsynet
Ressourcer
Hvis du har svært ved, hvor du skal starte i forhold til at udarbejde en APV, så finder du en arbejdspladsvurderings skabelon her. Desuden finder du et processkema, som giver dig overblikket for det videre arbejde og gør det nemt at komme i gang.
Kilde: Arbejdsmiljøweb
Er du klar til den hybride arbejdsplads?
Der er ikke længere tale om enten eller, når det kommer til arbejde fra kontoret versus hjemmearbejdet. Og for mange er der en række bekymringer forbundet...
Hvordan hænger arbejdsmiljø, arbejdsområde og arbejdsstation sammen - og hvorfor er alle dele vigtigt i arbejdet med et bedre arbejdsmiljø
Det er efterhånden udbredt anerkendt, at der er en direkte sammenhæng mellem arbejdsmiljøet og produktiviteten på en arbejdsplads, så hvordan arbejder man med arbejdsmiljøet og hvordan...